E-Mail-Archivierung für macOS Aufbewahren ist einfach. Beweisen ist die Arbeit.

Weil Microsoft für IMAP keine nur lesende Berechtigung anbietet. IMAP.AccessAsUser.All ist die einzige, die es gibt, und sie schliesst das Schreiben mit ein. Wir können nichts Kleineres anfragen, als es der Dialog anzeigt.

Genutzt wird der schreibende Teil nicht. Postfächer werden mit EXAMINE geöffnet und mit BODY.PEEK gelesen, und der Client weist schreibende Befehle zurück, bevor sie gesendet werden. Wer das nicht auf Zusicherung hin glauben will, sieht es am Mailserver: Nach einem Abgleich ist keine Nachricht als gelesen markiert und keine Markierung verändert.

Ja, und es lässt sich von unserer Seite nicht abstellen. Microsoft erlaubt es einzelnen Personen in den meisten Mandanten nicht, den Zugriff auf ihr Postfach selbst freizugeben. Die Freigabe erteilt eine Administratorin oder ein Administrator einmal für die ganze Organisation; danach melden sich alle übrigen normal an.

MailVault erkennt diesen Fall und zeigt statt einer Fehlermeldung den Link, der dafür geöffnet werden muss, mit einer vorbereiteten E-Mail an die Administration. Wer selbst administriert, öffnet ihn direkt. Der Link endet auf einer Seite, die nicht lädt; die Freigabe ist zu diesem Zeitpunkt bereits erfasst.

Nein. Postfächer werden mit EXAMINE geöffnet und mit BODY.PEEK gelesen, es wird nichts als gelesen markiert und kein Flag angefasst. Der Client lehnt schreibende Befehle ab, solange die Verbindung nicht ausdrücklich schreibend geöffnet wurde. Das ist nur der Fall, wenn Sie eine Nachricht zurückspielen, und bei der Zielseite einer Migration.

Nie von selbst. Es gibt in keiner Einstellung eine automatische oder zeitgesteuerte Vernichtung. Die Voreinstellung meldet abgelaufene Nachrichten nur. Wer sie vernichten will, muss die Liste zuvor geprüft haben, eine verantwortliche Person und einen Grund angeben und die Bestätigung von Hand tippen. Jede Nachricht wird im Moment der Vernichtung noch einmal geprüft, damit eine zwischenzeitlich gesetzte Sperre greift.

Sie kollidieren seltener, als es aussieht: Wo eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, geht sie dem Löschbegehren vor. Wo keine besteht, muss gelöscht werden können, ohne den Nachweis für alles Übrige zu zerstören. MailVault verschlüsselt darum jeden Nachrichtentext unter einem eigenen Schlüssel und vernichtet im Löschfall diesen Schlüssel. Der Datenträger bleibt unangetastet, die Kette bleibt prüfbar, und dass gelöscht wurde, steht im Protokoll.

Sie ist ein abgeleiteter Index, nicht der Bestand. mailvault rebuild-catalog baut sie vollständig aus den Pack-Dateien neu auf: Nachrichten, Ordnerzuordnung, Flags, Aufbewahrungsdaten, Volltextindex, rechtliche Sperren. Ein Test löscht die Datenbank und prüft, dass Suchergebnisse und alle Prüfsummen unverändert zurückkommen.

Nein. Externe Inhalte in HTML-Mails werden standardmässig nicht geladen: Ein nachgeladenes Bild würde dem Absender melden, dass und wann ein Archiv gelesen wurde, und die Nachricht so darstellen, wie sein Server heute antwortet, statt wie sie ankam. Was fehlt, wird über der Nachricht benannt, statt stillschweigend zu fehlen. Wer es anders will, schaltet es unter Einstellungen ▸ Internet ein; bei einem Archiv unter der DSGVO oder SEC 17a-4 nur mit einer namentlichen Freigabe im Archiv selbst.

Auf Ihrem Mac oder auf Ihrem Speicher, in einem einzigen Archivordner. Ihre Mail wird nie an uns übermittelt. Mit uns verbindet sich MailVault nur für eine Zählung der Installationen, die nichts über Ihre Mail enthält und sich abschalten lässt, und für die Lizenz, falls Sie sich dafür anmelden; die Datenschutzerklärung nennt beides im Einzelnen. Für die Datenbank ist lokaler Speicher nötig, weil SMB, NFS und AFP unzuverlässig sperren. Diesen sichern Sie dann auf das Netzlaufwerk.

Ja. Mailboxen werden nach Konto gruppiert, und dieselbe Nachricht aus zwei Konten wird einmal gespeichert und von beiden verlinkt. Ein Archiv bis etwa eine Million Nachrichten bleibt in der Bedienung unauffällig.

Wenn ein Export vorliegt, lässt er sich importieren: Outlook-Datendateien (.pst und .ost), Outlook-Nachrichten (.msg), mbox, Maildir, Apple Mail, Thunderbird, MH oder lose EML-Dateien. Das Format wird am Inhalt erkannt, nicht an der Endung.

Eine Einschränkung, die zu einem Archiv gehört: In einer PST liegt nicht die Nachricht, die der Server zugestellt hat, sondern die Bestandteile, in die Outlook sie zerlegt hat. Solche Nachrichten werden darum aus ihren Bestandteilen wieder zusammengesetzt und im Archiv als Rekonstruktion gekennzeichnet. Wo Outlook die ursprünglichen Kopfzeilen aufbewahrt hat, werden diese übernommen, samt Empfangsweg, Message-ID und DKIM-Signatur.

Oberfläche und Kontrollbericht laufen auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch. Übersetzt wird nicht nur die Bedienung: auch die Prüfungen, ihre Befunde und die offenen Punkte im Bericht erscheinen in der gewählten Sprache. Gesetzliche Bezeichnungen wie GeBüV Art. 9 oder Verfahrensdokumentation bleiben als Fachbegriff stehen, weil eine übersetzte Fundstelle auf nichts mehr verweist.

Weitere Sprachen sind in Arbeit und können angefragt werden.

Dreissig Tage, in denen alles freigeschaltet ist. Danach bleibt das Archiv vollständig lesbar: Öffnen, Suchen, Drucken einschliesslich „Als PDF sichern“, die Integritätsprüfung, das Sichern eines einzelnen Anhangs und das Anlegen einer zweiten Kopie funktionieren weiter.

Eine Lizenz brauchen danach der Export als PDF, mbox, Maildir oder EML, der portable HTML-Export, das Sichern einer Nachricht als .eml und das Ziehen einer Nachricht in den Finder. Gesammelt und importiert wird weiter, bis das Archiv 1 GB belegt, Anhänge eingerechnet; für neue Post darüber hinaus braucht es eine Lizenz. Unter Einstellungen ▸ Lizenz steht jederzeit, was gerade gilt.

macOS 14 oder neuer, auf Apple Silicon oder Intel. Für IMAP eine Verbindung mit TLS auf Port 993. Ein Server, der ausschliesslich STARTTLS auf Port 143 anbietet, wird gemeldet statt stillschweigend unverschlüsselt verwendet.