Herausgeben, in dem Format, das verlangt wird

Die Formate

Exportiert wird eine Auswahl oder genau das, was eine Abfrage findet. Auf Wunsch schreibt MailVault zusätzlich eine ZIP-Datei und ihre Prüfsumme, zum Versenden. Das Exportfenster merkt sich seine Einstellungen für das nächste Mal.

Das PDF mit seinen Anhängen

Ein PDF ist oft die einzige Kopie einer Nachricht, die das Haus verlässt: an die Revisionsstelle, an ein Gericht, an die Gegenseite. Die Anhänge gehören zur Nachricht, und mit Anhänge in PDFs einbetten reisen sie im PDF mit:

• Ein Klick auf den Namen eines Anhangs im Kopf der Nachricht öffnet ihn.
• PDF-Programme mit einer Anhangsliste zeigen die Anhänge auch dort an.
• Die Seiten bleiben genau so, wie sie gezeichnet wurden: Die Anhänge werden dem fertigen PDF als inkrementelle Aktualisierung angefügt, und das PDF davor steht Byte für Byte unverändert am Anfang der Datei.
• Jedes PDF wird um die Grösse seiner Anhänge grösser.

Lässt sich ein PDF nicht um seine Anhänge ergänzen, wird es ohne sie geschrieben, und der Export sagt, wie viele PDFs das betrifft. Ob Anhänge eingebettet wurden und wie viele, steht auch im Eintrag des Exports im Prüfjournal. Auf der Kommandozeile heisst die Option --attach-files:

mailvault export "Archiv.mailvault" Herausgabe --format pdf --attach-files

Lesbar ohne uns

Die Schweizer GeBüV verlangt, dass Unterlagen bis zum Ende der Frist eingesehen und geprüft werden können und sich auf Verlangen auch ohne Hilfsmittel lesbar machen lassen (Art. 6). Ein Archiv, das nur mit der Software seines Herstellers lesbar ist, hängt am Fortbestand dieses Herstellers. Das portable Archiv hängt an einem Browser.

Mit Index und Prüfsumme

Ein Export enthält neben den Nachrichten einen Index als index.csv (durch Semikolon getrennt, wie es Excel im deutschsprachigen Raum erwartet) und index.json. Je Nachricht eine Zeile: SHA-256, Message-ID, Datum, Absender, Empfänger, Betreff, Ordner, Konto, Grösse, Zahl der Anhänge, Aufbewahrungsklasse und Ablauf der Frist.

Dazu legt MailVault den Compliance-Bericht zum Zeitpunkt des Exports, die Siegel und eine Anleitung, wie sich Journal, Siegel und jede Nachricht ohne MailVault nachrechnen lassen. Vollständig liegt das Journal bei, wenn das ganze Archiv exportiert wird. Ein Teilexport enthält nur die Einträge zu seinen Nachrichten und zum Archiv selbst, etwa Siegel, Prüfungen und Änderungen der Richtlinie, denn das vollständige Journal handelt auch von Korrespondenz anderer Personen; die ganze Kette lässt sich im Archiv nachrechnen, aus dem der Export stammt. Jeder Export und jeder Ausdruck steht im Prüfjournal. Liegt das Archiv an einem Ort, an dem nichts geschrieben werden kann, wird trotzdem exportiert; festgehalten werden kann es dort nicht, und MailVault sagt das dazu.

Was hinausgeht, kommt ganz zurück

Ein Export taugt so viel wie das, was aus ihm zurückkommt. Eine Nachricht, die ein Byte kürzer zurückkäme, hätte eine andere Prüfsumme und wäre für ein Archiv eine andere Nachricht.

Ein mbox-, Maildir- oder EML-Export und das portable Archiv lassen sich so, wie MailVault sie geschrieben hat, wieder in ein Archiv einlesen, mit Index und Bericht im Ordner. Jede Nachricht kommt dabei zurück: in ihrem Postfach, Byte für Byte und mit derselben Prüfsumme. Beim portablen Archiv bleibt eine Nachricht, die einer anderen als Anhang beilag, ein Anhang. Was das Archiv schon enthält, wird erkannt und nicht doppelt abgelegt.

Drucken

Eine Auswahl lässt sich auf Papier oder als PDF drucken, auf Wunsch nur mit den Kopfzeilen, etwa als Liste für eine Prüfung. Drucken bleibt auch nach der Testzeit ohne Lizenz möglich.

Zurück in ein Postfach

Eine archivierte Nachricht lässt sich auf den Mailserver zurückspielen, in das Postfach, aus dem sie kam, oder ein anderes. Sie wird mit ihrem ursprünglichen Zustellzeitpunkt abgelegt und steht deshalb dort, wo sie hingehört, nicht zuoberst. In der App ist das die einzige Stelle, an der MailVault auf einen Mailserver schreibt, und jede zurückgespielte Nachricht steht mit Server und Postfach im Prüfjournal. Ein ganzes Archiv stellt mailvault upload auf der Kommandozeile mit Ordnern, Markierungen und Zustellzeiten auf einen IMAP-Server zurück.

Eine einzelne Nachricht lässt sich auch in den Finder ziehen oder als .eml sichern. Apple Mail nimmt .eml-Dateien, die auf ein Postfach gezogen werden, allerdings nicht an; dafür gibt es den Weg über den Server oder einen mbox-Export.