E-Mails auf dem Mac archivieren

Was die Archiv-Taste tut

In Apple Mail und in Outlook verschiebt „Archivieren“ eine Nachricht aus dem Posteingang in einen Ordner namens Archiv. Bei einem IMAP-Konto liegt dieser Ordner auf dem Server, neben allen anderen. Die Nachricht lässt sich dort weiterhin ändern, verschieben und löschen, von jedem Gerät aus, das auf das Konto zugreift, und es wird nirgends festgehalten.

Das ist nützlich, um den Posteingang leer zu halten. Ein Archiv im Sinne des Gesetzes ist es nicht.

Warum Time Machine kein Archiv ist

Time Machine sichert den Mac, und damit auch die Kopie, die Apple Mail von Ihren Nachrichten hält. Als Archiv taugt das aus mehreren Gründen nicht:

• Time Machine dünnt ältere Sicherungen aus und löscht die ältesten, wenn das Sicherungsvolume voll ist. Zehn Jahre hält es nicht verlässlich.
• Eine Nachricht, die zwischen zwei Sicherungen eingeht und gelöscht wird, ist nie gesichert worden.
• Nichts belegt, dass eine wiederhergestellte Nachricht unverändert ist.
• Gesucht wird nicht über zehn Jahre Mail, sondern Sicherung für Sicherung.

Eine Datensicherung braucht es trotzdem, auch für das Archiv selbst. Sie ersetzt es nur nicht.

Postfach exportieren: eine Kopie, kein Archiv

Apple Mail exportiert ein Postfach über Postfach ▸ Postfach exportieren als .mbox-Paket, Outlook für Mac ein Archiv als .olm-Datei. Das ist eine gute einmalige Kopie. Laufend erfasst wird damit nichts, belegt auch nicht, dass die Kopie unverändert ist, und über Jahre hinweg durchsuchen lässt sie sich nur, wenn man sie wieder einliest.

Solche Exporte sind aber genau das Richtige, um alte Bestände in ein Archiv zu übernehmen.

Was ein Archiv leisten muss

Für Unternehmen in der Schweiz und in Deutschland verlangen OR und GeBüV beziehungsweise HGB, AO und GoBD im Kern dasselbe:

• Vollständig: laufend erfasst, nicht nur, wenn jemand daran denkt.
• Unverändert: oder jede Änderung fällt auf.
• Auffindbar: innert angemessener Frist, auch nach Jahren.
• Lesbar: bis zum Ende der Frist, notfalls ohne die Software, mit der archiviert wurde.
• Löschbar, wo es verlangt ist: nach der DSGVO, sobald keine Pflicht mehr besteht.
• Geprüft: regelmässig, von einer Person, die dafür geradesteht.

Wie lange genau, steht in der Übersicht der Regelwerke.

So richten Sie es mit MailVault ein

1. MailVault ladenDie App ist von Apple notarisiert und läuft auf macOS 14 oder neuer. Zum Download
2. Ein Archiv anlegenName, Speicherort und die Regelwerke, die für Sie gelten. Wer nach DSGVO löschen können muss, wählt sie jetzt.
3. Postfächer verbindenMicrosoft 365 und Outlook.com über die Anmeldung bei Microsoft, Gmail mit einem App-Passwort, jedes andere Konto über IMAP.
4. Alte Bestände übernehmenDen Postfachordner von Apple Mail, exportierte .mbox-Pakete, Outlook-Dateien (PST, OST, OLM) oder ein Thunderbird-Profil.
5. Automatisch abholen lassenTäglich zu einer festen Zeit ist für die meisten richtig; wer im Postfach viel löscht, holt öfter ab.
6. Zweitkopie und Verfahrensdokumentation festhaltenWo die Sicherung des Archivs liegt und wo die Verfahrensdokumentation, unter Aufbewahrungsrichtlinie ▸ Organisation. Dort liegt auch die Vorlage dafür.
7. Die erste Kontrolle durchführenEine tiefe Prüfung, als datierter Bericht, den eine Person unterschreibt.

Und der Speicherplatz auf dem Server?

Viele archivieren, um auf dem Server Platz zu schaffen. MailVault löscht auf dem Server nichts, auch nicht nach einer Abholung. Ob Sie danach im Postfach aufräumen, entscheiden Sie. Prüfen Sie vorher das Archiv mit einer tiefen Prüfung, und bedenken Sie: Im Archiv ist nur, was abgeholt wurde, bevor es gelöscht wurde.