Regelwerke · Vereinigte Staaten
E-Mail-Aufbewahrung nach SEC Rule 17a-4
Die US-Wertpapieraufsicht verlangt von Broker-Dealern, ihre Geschäftskorrespondenz so aufzubewahren, dass sich nichts unbemerkt ändern lässt. Für Schweizer und deutsche Firmen mit US-Geschäft kann das neben dem eigenen Recht gelten.
Wie lange
Nach Rule 17a-4(b)(4) sind die Originale aller empfangenen und Kopien aller gesendeten Mitteilungen aufzubewahren, die das Geschäft als solches betreffen, einschliesslich interner Mitteilungen: mindestens drei Jahre, die ersten zwei davon an einem leicht zugänglichen Ort. Wo eine Regel der FINRA keine eigene Frist bestimmt, verlangt FINRA Rule 4511 sechs Jahre.
Die zwei Wege der elektronischen Aufbewahrung
Seit den Änderungen von 2022 lässt Rule 17a-4(f)(2) zwei Wege zu:
- Prüfpfad: Die Aufzeichnung wird so aufbewahrt, dass ein vollständiger, mit Zeitstempeln versehener Prüfpfad jede Änderung und Löschung festhält, mit Datum und Uhrzeit der Handlung und, wo zutreffend, der Person, die sie ausgeführt hat.
- WORM: Die Aufzeichnung wird ausschliesslich in einem nicht wiederbeschreibbaren, nicht löschbaren Format aufbewahrt.
Dazu verlangt die Regel, dass das System die Vollständigkeit und Richtigkeit der Ablage automatisch prüft, dass sich Aufzeichnungen und ihr Prüfpfad in lesbarer und in weiterverwendbarer elektronischer Form herunterladen lassen, und dass eine Sicherung oder Redundanz den Zugang sicherstellt.
Was MailVault beiträgt
| Anforderung | In MailVault |
|---|---|
| Unveränderbarkeit | Einmal geschrieben, danach nur gelesen: Kein Pfad im Programm schreibt eine versiegelte Datei erneut. Jede Handlung steht in einer hashverketteten, versiegelten Kette. Eine Kopie auf einem Speicher, auf den sich nichts schreiben lässt, öffnet schreibgeschützt und lässt sich dort prüfen und herausgeben. |
| Automatische Prüfung | Prüfung und tiefe Prüfung rechnen Kette, Siegel und jede Nachricht nach. |
| Index und Herausgabe | Ein herunterladbarer, maschinenlesbarer Index; Export der Nachrichten im Original, als PDF oder als portables Archiv. |
| Zweitkopie | Der Ort wird im Archiv festgehalten und in jeder Prüfung ausgewiesen. Die Kopie selbst macht Ihre Sicherung. |
| Sperren | Rechtliche Sperren setzen jede Frist und jede Vernichtung ausser Kraft, solange sie bestehen. |
Was eine Software nicht übernimmt
Rule 17a-4(f)(3) verlangt eine Verpflichtungserklärung gegenüber der Aufsicht, abgegeben von einer bezeichneten Führungsperson oder einer bezeichneten dritten Partei, Aufzeichnungen und Prüfpfad auf Verlangen herauszugeben. Dazu kommen Aufsichtspflichten und Abläufe, die kein Archivprogramm ersetzt. MailVault ist ein Baustein, auf einem Mac, für die Ablage und den Nachweis; ob er für Ihre Firma genügt, klären Sie mit Ihrer Compliance-Funktion.
Häufige Fragen
Wie lange muss ein Broker-Dealer E-Mails aufbewahren?
Nach Rule 17a-4(b)(4) mindestens drei Jahre, die ersten zwei an einem leicht zugänglichen Ort; wo eine FINRA-Regel keine Frist bestimmt, sechs Jahre nach FINRA Rule 4511.
Ist WORM-Speicher noch Pflicht?
Seit den Änderungen von 2022 nicht mehr zwingend. Rule 17a-4(f)(2) lässt als Alternative einen vollständigen, zeitgestempelten Prüfpfad zu, der jede Änderung und Löschung festhält.
Übernimmt MailVault die Verpflichtungserklärung gegenüber der SEC?
Nein. Die Erklärung nach Rule 17a-4(f)(3) gibt eine bezeichnete Führungsperson oder eine dritte Partei ab. MailVault liefert die Aufzeichnungen und den Prüfpfad, die sie herausgeben muss.
Keine Rechtsberatung. Diese Seite beschreibt, wie die Software funktioniert. Ob ein Unternehmen die Vorschriften einhält, hängt auch von seiner Organisation, seinen Abläufen und seiner Dokumentation ab; für Ihren Einzelfall ziehen Sie Ihre Revisionsstelle oder Ihre Rechtsberatung bei.
Prüfen Sie es an Ihren eigenen Postfächern.
Dreissig Tage ist alles offen, ohne Registrierung. Oder wir richten das erste Archiv mit Ihnen ein.