Regelwerke · Europäische Union
Ein E-Mail-Archiv, aus dem man löschen kann
Das Handelsrecht verlangt, dass nichts verschwindet. Die DSGVO verlangt, dass Personendaten verschwinden, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Ein Archiv muss beides können, und das eine darf das andere nicht beschädigen.
Aufbewahren und löschen zugleich
E-Mails enthalten fast immer Personendaten: Namen, Adressen, Inhalte. Die DSGVO verlangt, dass sie nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck nötig ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e), und gibt Betroffenen ein Recht auf Löschung (Art. 17).
Dieses Recht hat Grenzen, die im Artikel selbst stehen. Nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO gilt es nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht erforderlich ist (lit. b) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (lit. e). Eine E-Mail, die das OR oder die GoBD aufzubewahren verlangen, wird also nicht auf Verlangen gelöscht. Nach Ablauf der Frist aber schon.
Warum Löschen in einem Archiv schwierig ist
Ein Archiv ist darauf gebaut, dass sich nichts ändert: Nachrichten liegen in abgeschlossenen Dateien, die gegen Schreiben gesperrt sind, und eine Hashkette sorgt dafür, dass jede Veränderung auffällt. Eine Nachricht aus einer solchen Datei herauszuschneiden, hiesse die Datei neu zu schreiben, und genau das würde der Integritätsnachweis zu Recht als Manipulation melden.
Die Lösung: den Schlüssel vernichten
Ist die Löschung nach DSGVO eingeschaltet, verschlüsselt MailVault den Inhalt jeder Nachricht mit einem eigenen Schlüssel (AES-256-GCM). Gelöscht wird, indem dieser eine Schlüssel vernichtet wird:
- Die Pack-Dateien werden nicht angefasst, der Integritätsnachweis bleibt gültig.
- Der Inhalt ist nicht mehr lesbar, weil es keinen Schlüssel mehr gibt, der ihn öffnet.
- Die Löschung selbst wird ein Eintrag im Prüfjournal: wer, wann, welche Nachricht und warum.
- Ein Anhang, den mehrere Nachrichten teilen, bleibt lesbar, bis auch die letzte Nachricht gelöscht ist, die ihn enthält.
Weil sich ein Schlüssel nur für eine Nachricht vernichten lässt, die einzeln abgelegt wurde, speichert ein Archiv mit DSGVO-Löschung jede Nachricht einzeln, unabhängig von der gewählten Kompression.
Beim Anlegen entscheidenLöschen lässt sich nur, was verschlüsselt abgelegt wurde. Wer die DSGVO braucht, wählt sie beim Anlegen des Archivs. Ein Archiv ohne diese Einstellung lehnt ein Löschbegehren ab, statt stillschweigend nichts zu tun.
Wie ein Löschbegehren abläuft
- MailVault stellt zusammen, was das Archiv zu der Person enthält, über alle Adressen, die sie benutzt hat.
- Die Übersicht zeigt, was davon unter einer rechtlichen Sperre steht und wie viele Nachrichten noch in ihrer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist liegen.
- Nachrichten unter einer Sperre werden nicht gelöscht; Art. 17 Abs. 3 DSGVO sieht das vor.
- Die Löschung führt eine Person aus, mit Namen, Grund und einer von Hand getippten Bestätigung. Eine gesetzliche Frist zu übergehen, ist ihre Entscheidung, nicht die der Software.
Auskunft nach Art. 15
Dieselbe Zusammenstellung beantwortet ein Auskunftsbegehren: Was hält das Archiv zu dieser Person? Die Nachrichten lassen sich als portables Paket oder als .eml mit Index herausgeben.
mailvault request "Archiv.mailvault" --participant anna@example.chUnd in der Schweiz?
Das Schweizer Datenschutzgesetz kennt denselben Grundsatz: Personendaten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie für den Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind. Für ein Schweizer Unternehmen mit Kunden oder Mitarbeitenden in der EU gilt zudem oft die DSGVO selbst.
Häufige Fragen
Muss ich E-Mails auf Verlangen löschen?
Nicht, solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht oder sie für Rechtsansprüche gebraucht werden (Art. 17 Abs. 3 lit. b und e DSGVO). Danach schon.
Bricht eine Löschung den Integritätsnachweis?
Nein. Vernichtet wird der Schlüssel der Nachricht, nicht die Datei, in der sie liegt. Die Kette bleibt gültig, und die Löschung wird selbst ein Eintrag darin.
Wie beantworte ich ein Auskunftsbegehren?
MailVault stellt zusammen, was das Archiv zu einer Person enthält, über alle ihre Adressen, und gibt es als portables Paket oder als EML mit Index heraus.
Keine Rechtsberatung. Diese Seite beschreibt, wie die Software funktioniert. Ob ein Unternehmen die Vorschriften einhält, hängt auch von seiner Organisation, seinen Abläufen und seiner Dokumentation ab; für Ihren Einzelfall ziehen Sie Ihre Revisionsstelle oder Ihre Rechtsberatung bei.
Prüfen Sie es an Ihren eigenen Postfächern.
Dreissig Tage ist alles offen, ohne Registrierung. Oder wir richten das erste Archiv mit Ihnen ein.