Revisionssichere E-Mail-Archivierung: was das Wort heisst

Kein Rechtsbegriff

„Revisionssicher“ kommt aus der Praxis der Revision, also der Prüfung, und meint ein Archiv, das einer solchen Prüfung standhält. Weder das Handelsgesetzbuch noch die Abgabenordnung, die GoBD, das Obligationenrecht oder die Geschäftsbücherverordnung legen fest, was das Wort bedeutet.

Wer es verwendet, verspricht also etwas, das niemand verbindlich festgelegt hat. Und eine Software allein kann es ohnehin nicht einlösen: Ob eine Aufbewahrung einer Prüfung standhält, hängt auch davon ab, wie sie organisiert, dokumentiert und kontrolliert wird.

Was damit gemeint ist

Zieht man ab, was Werbung ist, bleibt eine Liste von Eigenschaften, die sich in den Gesetzen tatsächlich finden:

Eigenschaft	Wo sie verlangt wird
Vollständig	GoBD, Grundsatz der Vollständigkeit
Unverändert, oder jede Änderung fällt auf	GeBüV Art. 3; GoBD, Unveränderbarkeit
Nachvollziehbar protokolliert	GeBüV Art. 9 Abs. 1 lit. b Ziff. 4; GoBD, Nachvollziehbarkeit
Zeitpunkt unverfälschbar belegt	GeBüV Art. 9 Abs. 1 lit. b Ziff. 2
Verfügbar und lesbar bis zum Ende der Frist	Art. 958f Abs. 3 OR, GeBüV Art. 6; § 147 Abs. 2 AO
Maschinell auswertbar	§ 147 Abs. 2 und 6 AO
Geschützt vor Verlust und unbefugtem Zugriff	GeBüV Art. 5 und 8
Dokumentiert	GeBüV Art. 4; GoBD, Verfahrensdokumentation
Regelmässig geprüft	GeBüV Art. 10

Jede dieser Eigenschaften lässt sich an einer Software prüfen, statt sie ihr zu glauben.

Welche Fragen Sie einem Anbieter stellen sollten

Woran erkenne ich, dass sich eine Nachricht geändert hat? MailVault bildet für jede Nachricht einen SHA-256, schreibt jede Handlung in eine Hashkette und versiegelt sie mit Ed25519. Die tiefe Prüfung rechnet jede Nachricht nach. Zum Prüfprotokoll
Woher stammt die Zeit? Von einer Zeitstempelstelle nach RFC 3161, voreingestellt SwissSign. Trägt ein Siegel keinen Zeitstempel, weist der Compliance-Bericht das als offen aus.
Kann ich das ohne Ihre Software nachprüfen? Ja. Das Format ist dokumentiert; Kette und Siegel lassen sich mit sha256sum und einer beliebigen Ed25519-Implementierung nachrechnen.
Was, wenn es Ihr Produkt in zehn Jahren nicht mehr gibt? Ein portables Archiv läuft in jedem Browser, und die Originalnachrichten lassen sich als EML herausgeben. Zum Export
Wie löschen Sie, wenn die DSGVO es verlangt, ohne den Nachweis zu brechen? Durch Vernichten des Schlüssels einer einzelnen Nachricht. Zur DSGVO
Löscht das System selbst? Nie automatisch. Vernichtet wird erst, wenn eine Person die Liste geprüft und bestätigt hat.
Was davon muss ich selbst tun? Zweitkopie, Verfahrensdokumentation, Kontrolle und Zugriffsschutz. MailVault zeigt diese Punkte als offen, bis sie erledigt sind.
Was beweist Ihr Nachweis nicht? Dass eine aus einer Outlook-Datei nachgebildete Nachricht das ist, was ein Server zugestellt hat. MailVault kennzeichnet solche Nachrichten. Zum Import

Ein Anbieter, der auf die letzte Frage keine Antwort hat, hat sie sich wahrscheinlich nicht gestellt.

Warum wir „ausgelegt auf“ schreiben

MailVault ist darauf ausgelegt, die technischen Anforderungen von GeBüV, GoBD, DSGVO und SEC Rule 17a-4 zu unterstützen. Das ist weniger, als „revisionssicher“ verspricht, und mehr, als sich mit dem Wort belegen lässt: Jede Eigenschaft oben lässt sich an MailVault nachprüfen, und wo ein Punkt organisatorisch ist, zeigt die Software ihn als offen, statt ihn als erfüllt auszugeben.

Häufige Fragen

Gibt es ein amtliches Zertifikat für revisionssichere Software?

Nein. Weder in der Schweiz noch in Deutschland gibt es eine amtliche Zertifizierung. In Deutschland stellen Wirtschaftsprüfer Bescheinigungen nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 aus; sie bestätigen, dass eine Software bei sachgerechter Anwendung die Anforderungen erfüllen kann, nicht, dass ein Unternehmen sie erfüllt.

Kann eine Software allein revisionssicher sein?

Nein. Ob eine Aufbewahrung einer Prüfung standhält, hängt auch von Organisation, Verfahrensdokumentation und Kontrolle ab. Eine Software kann die technischen Anforderungen unterstützen, die organisatorischen nicht ersetzen.

Braucht es dafür WORM-Speicher?

Nicht zwingend. Die GeBüV lässt veränderbare Datenträger zu, wenn die Integrität technisch gewährleistet und der Zeitpunkt der Speicherung unverfälschbar nachweisbar ist (Art. 9 Abs. 1 lit. b). Auch die GoBD schreiben keine bestimmte Speichertechnik vor.

Keine Rechtsberatung. Diese Seite beschreibt, wie die Software funktioniert. Ob ein Unternehmen die Vorschriften einhält, hängt auch von seiner Organisation, seinen Abläufen und seiner Dokumentation ab; für Ihren Einzelfall ziehen Sie Ihre Revisionsstelle oder Ihre Rechtsberatung bei.

„Revisionssicher“: was das Wort bedeutet, und warum wir es nicht verwenden