Wie lange E-Mails aufbewahrt werden müssen, und wie

Die vier Regelwerke im Vergleich

Wenn mehrere gleichzeitig gelten

Eine Zürcher Firma mit Kunden in Deutschland unterliegt dem OR, für ihre Personendaten aus der EU der DSGVO, und hat womöglich eine US-Tochter. Massgebend ist dann für jede Nachricht die längste Frist, die für sie gilt.

Der scheinbare Widerspruch zwischen Aufbewahren und Löschen löst sich im Gesetz selbst: Art. 17 Abs. 3 DSGVO nimmt Daten vom Recht auf Löschung aus, solange eine gesetzliche Pflicht ihre Aufbewahrung verlangt oder sie für Rechtsansprüche gebraucht werden. Gelöscht wird, was keine Pflicht mehr hält, und genau dann.

Und Österreich?

MailVault führt Österreich nicht als eigenes Regelwerk; die Anforderungen sind aber verwandt. Nach § 132 BAO und § 212 UGB sind Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere sieben Jahre aufzubewahren. Die Frist läuft ab dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Buchung oder der Beleg bezieht; bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Für Unterlagen zu Grundstücken gelten längere Fristen, und solange ein Abgaben- oder Gerichtsverfahren anhängig ist, sind die Unterlagen trotz Fristablauf weiter aufzubewahren.

Elektronisch aufzubewahren ist zulässig, wenn die Wiedergabe vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu ist und während der ganzen Frist jederzeit möglich bleibt. In MailVault lässt sich dafür eine Aufbewahrungsklasse mit sieben Jahren anlegen; die mitgelieferten Klassen rechnen mit zehn.

Welche E-Mails betroffen sind

Nicht jede E-Mail ist aufbewahrungspflichtig, aber viel mehr als man denkt:

• E-Mails mit Belegfunktion – eine per Mail erhaltene Rechnung, eine Auftragsbestätigung, eine Gutschrift – sind Buchungsbelege. In der Schweiz gilt dafür die Frist von zehn Jahren, in Deutschland seit 2025 von acht Jahren.
• Geschäftsbriefe – was ein Geschäft vorbereitet, abschliesst, abwickelt oder rückgängig macht – sind in Deutschland sechs Jahre aufzubewahren.
• Reine Information, Newsletter, private Nachrichten und Spam sind nicht aufbewahrungspflichtig. Oft fallen sie aber in dieselben Postfächer, und eine Trennung Nachricht für Nachricht ist aufwendig.

In der Praxis archivieren deshalb viele Unternehmen die geschäftlichen Postfächer vollständig und ordnen einzelne Nachrichten über Regeln einer kürzeren oder längeren Aufbewahrungsklasse zu.

Warum das Postfach kein Archiv ist

Ein Postfach bei Microsoft 365, Google oder einem Hoster erfüllt diese Anforderungen nicht von selbst. Jede Nachricht darin lässt sich von den Beteiligten ändern, verschieben und löschen, ohne dass es festgehalten wird; archivierte und laufende Mail sind nicht getrennt; und was nach einem Wechsel des Anbieters bleibt, bestimmt der Anbieter. Ein Archiv ist eine eigene Ablage, die das Gegenteil garantiert: vollständig, unverändert, wiederzufinden und lesbar, solange die Frist läuft.

Was Software beitragen kann, und was nicht

Technisch lässt sich vieles sicherstellen: dass eine Änderung auffällt, dass die Zeit von aussen bestätigt ist, dass sich alles wiederfinden und herausgeben lässt, dass nichts vor Ablauf der Frist verschwindet. Ein anderer Teil ist organisatorisch und bleibt es: Wer verantwortlich ist, wie das Verfahren dokumentiert ist, wo die Zweitkopie liegt, wer die Kontrolle unterschreibt. MailVault weist diese Punkte als offen aus, bis sie erledigt sind, statt sie als erfüllt zu zeigen.