Glossar der E-Mail-Archivierung

Begriffe von A bis Z

Aufbewahrungsfrist

Die Zeit, während der eine Unterlage aufbewahrt werden muss: in der Schweiz zehn Jahre für Geschäftsbücher und Buchungsbelege ab Ende des Geschäftsjahres, in Deutschland sechs, acht oder zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in Österreich sieben. Eine abgelaufene Frist erlaubt die Vernichtung, sie verlangt sie nicht. Mehr

Aufbewahrungsklasse

In MailVault die Gruppe, zu der eine Nachricht gehört und nach der sich ihre Frist richtet, etwa Geschäftskorrespondenz, Buchungsbeleg oder Vertrag. Regeln ordnen Nachrichten nach Beteiligten, Ordner, Betreff oder Anhang zu. Mehr

BODY.PEEK

Der IMAP-Befehl, mit dem eine Nachricht gelesen wird, ohne dass der Server sie als gelesen markiert. Mehr

Buchungsbeleg

Eine Unterlage, die einer Buchung zugrunde liegt: Rechnung, Gutschrift, Quittung. Kommt sie per E-Mail, gehört die E-Mail mit ihrem Anhang dazu. In der Schweiz zehn Jahre aufzubewahren, in Deutschland seit 2025 acht. Mehr

Datenzugriff

Das Recht der deutschen Finanzverwaltung, bei einer Aussenprüfung Einsicht in gespeicherte Daten zu nehmen und sie maschinell auswertbar zu verlangen (§ 147 Abs. 6 AO). Mehr

EXAMINE

Der IMAP-Befehl, der ein Postfach nur zum Lesen öffnet. Anders als SELECT verändert er am Postfach nichts. Mehr

GeBüV

Die Schweizer Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431). Sie regelt, wie Geschäftsbücher und Buchungsbelege geführt und aufbewahrt werden: Integrität, Dokumentation, Verfügbarkeit, zulässige Informationsträger und regelmässige Prüfung. Mehr

GoBD

Die Grundsätze des deutschen Bundesfinanzministeriums zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Mehr

Handels- und Geschäftsbrief

Nach deutschem Recht jede Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereitet, abschliesst, durchführt oder rückgängig macht: Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Reklamation. Sechs Jahre aufzubewahren. Mehr

Hashkette

Ein Journal, in dem jeder Eintrag die Prüfsumme seines Vorgängers trägt. Wird ein Eintrag geändert, umgestellt oder entfernt, stimmen alle folgenden nicht mehr. Mehr

IMAP

Das Protokoll, über das Mailprogramme auf ein Postfach auf dem Server zugreifen. MailVault holt darüber ab, nur lesend. Mehr

Kontrollbericht

Der datierte Bericht, den MailVault aus einer tiefen Prüfung setzt und den eine verantwortliche Person unterschreibt. Die GeBüV verlangt, dass Informationsträger regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit geprüft werden (Art. 10 Abs. 1). Mehr

Kryptografisches Löschen

Löschen, indem der Schlüssel vernichtet wird, mit dem ein Inhalt verschlüsselt ist. Die Daten bleiben liegen, sind aber nicht mehr lesbar. So lässt sich nach DSGVO löschen, ohne ein unveränderbares Archiv umzuschreiben. Mehr

Legal Hold

Eine rechtliche Sperre, die Korrespondenz für einen Rechtsstreit oder eine Untersuchung einfriert. Solange sie besteht, wird nichts davon vernichtet oder gelöscht. Mehr

Nachbildung

In MailVault eine Nachricht, die aus einer Outlook-Datei gebaut wurde. Sie gibt die Felder getreu wieder, ist aber nicht die Nachricht, die ein Server zugestellt hat, und wird deshalb als solche gekennzeichnet. Mehr

OLM

Das Archivformat von Outlook für Mac. Mehr

PST und OST

Die Datendateien von Outlook für Windows: PST für persönliche Ordner und Archive, OST als Offline-Kopie eines Exchange- oder Microsoft-365-Postfachs. Mehr

Prüfsumme (SHA-256)

Ein Fingerabdruck aus 64 Zeichen, der sich bei jeder Änderung einer Datei vollständig ändert. MailVault bildet ihn für jede Nachricht bei der Aufnahme. Mehr

RFC 3161

Der Standard für Zeitstempel einer Zeitstempelstelle. Ein solcher Zeitstempel belegt, dass bestimmte Daten zu einem Zeitpunkt vorlagen, unabhängig von der Uhr des eigenen Rechners. Mehr

Siegel

In MailVault eine Ed25519-Signatur über den Kopf der Hashkette und die Zahl der Einträge. Es belegt den Zustand des Journals zu diesem Zeitpunkt. Mehr

Tiefe Prüfung

Eine Prüfung, die jede Nachricht aus dem Speicher liest, zusammensetzt und mit ihrer ursprünglichen Prüfsumme vergleicht. Mehr

Verfahrensdokumentation

Die Beschreibung, wie ein Unternehmen seine Unterlagen erfasst, aufbewahrt und prüft. Die GoBD verlangen sie, die GeBüV nennt sie Arbeitsanweisungen. Mehr

WORM

„Write once, read many“: Speicher, der einmal beschrieben und danach nur noch gelesen werden kann. SEC Rule 17a-4 lässt seit den Änderungen von 2022 alternativ einen lückenlosen Prüfpfad zu. Mehr

Zeitstempelstelle

Ein Dienst, der Zeitstempel nach RFC 3161 ausstellt. MailVault verwendet voreingestellt SwissSign; eine andere Stelle lässt sich je Archiv festlegen, und der Kontrollbericht nennt sie. Mehr

Zweitkopie

Eine Kopie des Archivs an einem anderen Ort. MailVault hält fest, wo sie liegt, und nennt den Ort in jeder Prüfung; angelegt wird sie von Ihrer Sicherung. Mehr