Mail vom Server archivieren, ohne den Server anzufassen

Welche Postfächer

Alles, was IMAP spricht. Für die häufigsten Fälle ist die Anmeldung vorbereitet:

Microsoft 365 und Outlook.com

Die Anmeldung geschieht auf der Seite von Microsoft; MailVault sieht Ihr Passwort nicht und erneuert den Zugang danach selbst. Bei Outlook.com muss IMAP in den Einstellungen eingeschaltet sein, bei Microsoft 365 nicht. Ein freigegebenes Postfach wird über ein lizenziertes Konto abgeholt, dessen Anmeldung es mitbenutzt.

Gmail und Google Workspace

Mit einem App-Passwort: Bei eingeschalteter Zwei-Faktor-Anmeldung stellt Google für einzelne Programme ein eigenes Passwort aus, das sich getrennt widerrufen lässt. IMAP muss in den Gmail-Einstellungen eingeschaltet sein.

Jeder andere IMAP-Server

Ob beim Hoster oder im eigenen Haus: Server, Benutzername und Passwort genügen. Verbunden wird standardmässig verschlüsselt über Port 993.

Nur lesen, auch wenn Microsoft „schreiben“ sagt

Postfächer werden mit EXAMINE geöffnet, dem Nur-lesen-Modus von IMAP, und Nachrichten mit BODY.PEEK abgeholt, das den Gelesen-Status nicht setzt. Der Client weist verändernde Befehle wie STORE, EXPUNGE oder MOVE zurück, bevor sie das Gerät verlassen.

Microsoft zeigt bei der Anmeldung trotzdem „Lese- und Schreibzugriff auf Ihre E-Mails“. Für IMAP bietet Microsoft nur eine einzige Berechtigung an, IMAP.AccessAsUser.All, und die schliesst das Schreiben ein. Ob davon Gebrauch gemacht wird, sehen Sie am Server: Nach einer Abholung ist keine Nachricht als gelesen markiert und keine Markierung verändert.

Auf einen Mailserver geschrieben wird nur, wenn Sie es ausdrücklich auslösen, etwa beim Zurückspielen einer archivierten Nachricht in ein Postfach. Auch das steht danach im Prüfjournal, mit Server und Postfach.

Automatisch abholen, auch ohne offenes Fenster

Ein Archiv, das sich nur füllt, wenn jemand daran denkt, hat Lücken, und eine Lücke sieht genau so aus wie zwei Wochen, in denen niemand geschrieben hat. MailVault holt deshalb auf Wunsch selbst ab: stündlich, täglich zu einer Uhrzeit oder wöchentlich an einem Tag.

Die Abholung übernimmt der Zeitplaner von macOS (launchd), nicht ein offenes Fenster. Der Mac muss eingeschaltet und ein Benutzer angemeldet sein. War er zur geplanten Zeit im Ruhezustand, wird die Abholung beim Aufwachen einmal nachgeholt. Das Ergebnis jedes Laufs – wie viele Nachrichten, welches Konto woran gescheitert ist – steht im Prüfjournal.

Für die unbeaufsichtigte Abholung braucht es eine Anmeldung ohne Sie: das gesicherte Passwort oder die Microsoft-Anmeldung, die MailVault selbst erneuert. Ein Passwort, das hinter Touch ID liegt, bleibt dem Zeitplaner mit Absicht verschlossen; um drei Uhr morgens legt niemand den Finger auf.

Eine Abholung, eine Kopie

Für den Auftrag auf dem Mac ist eine Kopie des Archivs – eine anderswo zurückgespielte Sicherung, eine zweite Kopie auf einem anderen Datenträger – dasselbe Archiv. Abgeholt wird für die Kopie, in der der Zeitplan angewendet wurde, und dabei bleibt es, wenn eine andere Kopie geöffnet wird:

• Für die andere Kopie wird nichts abgeholt, und Jetzt ausführen steht dort nicht zur Verfügung. MailVault nennt den Ort der Kopie, für die abgeholt wird.
• Wird die automatische Abholung in der anderen Kopie ausgeschaltet, gilt das nur für diese Kopie; der Auftrag bleibt, wie er ist.
• Erst Anwenden in der anderen Kopie holt den Auftrag zu ihr, und für die bisherige wird nicht mehr abgeholt.

So füllt sich nicht unbemerkt eine Sicherung, während das Archiv, auf das sich alle verlassen, stehen bleibt. Ein Archiv, das verschoben statt kopiert wurde, nimmt seinen Auftrag beim nächsten Öffnen mit.

Jede Nachricht einmal, Byte für Byte

Abgelegt wird die Nachricht so, wie der Server sie ausliefert, mit allen Kopfzeilen, Anhängen und Signaturen, und dazu Postfach, Markierungen und Zustellzeitpunkt. Jede Nachricht wird über ihren SHA-256 identifiziert. Kommt dieselbe Nachricht bei der nächsten Abholung oder aus einem zweiten Ordner wieder, wird sie erkannt und nicht noch einmal abgelegt. Identische Anhänge werden nur einmal gespeichert.

Beim Lesen wird jede Nachricht wieder zusammengesetzt und gegen ihren ursprünglichen SHA-256 geprüft. Zwischen der eingelesenen und der wieder herausgegebenen Nachricht liegt kein Byte Unterschied.

Lücken finden, bevor jemand danach fragt

Ist für ein Archiv keine laufende Abholung eingerichtet, weist der Compliance-Bereich das als offenen Punkt aus, mit einem Knopf, der die Einrichtung öffnet. Auf der Kommandozeile sucht mailvault gaps nach Mail, die das Archiv halten müsste und nicht hält, etwa nach auffällig stillen Tagen.

Wenn Microsoft eine Genehmigung verlangt

In den meisten Microsoft-365-Organisationen darf eine einzelne Person keiner App Zugriff auf ihr eigenes Postfach geben. Die Administration genehmigt die Anwendung dann einmal für die ganze Organisation, danach melden sich alle anderen normal an.

MailVault erkennt diesen Fall und zeigt statt eines Fehlers den Link, der geöffnet werden muss, zusammen mit einer vorbereiteten E-Mail an die Administration. Wer die Organisation selbst verwaltet, öffnet den Link direkt. Er endet auf einer Seite, die nicht lädt; die Genehmigung ist zu diesem Zeitpunkt bereits erfasst.