Regelwerke · Schweiz
E-Mails archivieren nach GeBüV und Obligationenrecht
Das Obligationenrecht legt fest, was zehn Jahre aufzubewahren ist; die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) legt fest, wie. MailVault ist darauf ausgelegt, die technischen Anforderungen der GeBüV zu unterstützen. Hier steht, welche das sind, und welche bei Ihnen bleiben.
Was das Obligationenrecht verlangt
Nach Art. 958f OR sind die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht während zehn Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Die Einzelheiten regelt der Bundesrat in der GeBüV.
In MailVault stellen Sie je Archiv ein, in welchem Monat Ihr Geschäftsjahr endet; von dessen Ende an wird die Frist gerechnet.
Und die E-Mails?
Seit der Revision des Rechnungslegungsrechts 2013 nennt Art. 958f OR die Geschäftskorrespondenz nicht mehr ausdrücklich. Aufzubewahren ist sie trotzdem, wo sie Belegfunktion hat: die per Mail erhaltene Rechnung, die Auftragsbestätigung, die Gutschrift. Weil sich das im Alltag schlecht Nachricht für Nachricht trennen lässt und Forderungen nach Art. 127 OR in der Regel erst nach zehn Jahren verjähren, bewahren viele Unternehmen ihre geschäftliche Korrespondenz insgesamt zehn Jahre auf.
Die GeBüV, Artikel für Artikel
Die Verordnung ist kurz. Für ein E-Mail-Archiv zählen die Artikel 3 bis 10:
| Artikel | Verlangt | Was MailVault beiträgt |
|---|---|---|
| Art. 3 Integrität | Bücher und Belege so aufbewahren, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. | SHA-256 je Nachricht, hashverkettetes Prüfjournal, Ed25519-Siegel. Abgeschlossene Pack-Dateien werden gegen Schreiben gesperrt. Die tiefe Prüfung rechnet jede Nachricht nach. |
| Art. 4 Dokumentation | Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe und Infrastruktur in Arbeitsanweisungen dokumentieren und gleich lang aufbewahren. | Der Ort Ihrer Verfahrensdokumentation wird unter Aufbewahrungsrichtlinie ▸ Organisation festgehalten und in jeder Prüfung genannt. Eine Vorlage mit ausgefülltem technischem Teil liegt der App bei; was hinein gehört. |
| Art. 5 Sorgfalt | Sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufbewahren. | Der Ort der Zweitkopie wird unter Aufbewahrungsrichtlinie ▸ Organisation festgehalten und in jeder Prüfung ausgewiesen. Die Kopie selbst macht Ihre Sicherung. |
| Art. 6 Verfügbarkeit | Bis zum Ende der Frist innert angemessener Frist einsehen und prüfen können; auf Verlangen auch ohne Hilfsmittel lesbar machen. | Volltextsuche, Druck auf Papier und als PDF, und ein portables Archiv, das in jedem Browser läuft, ohne MailVault. |
| Art. 7 Organisation | Archivierte von aktuellen Informationen trennen oder unterscheidbar kennzeichnen; die Verantwortung regeln; Zugriff innert nützlicher Frist. | Das Archiv ist eine eigene Ablage, getrennt vom Postfach. Die Verantwortung regelt Ihr Haus; der Kontrollbericht nennt, wer geprüft hat. |
| Art. 8 Archiv | Informationen systematisch inventarisieren, vor unbefugtem Zugriff schützen, Zugriffe und Zutritte aufzeichnen. | Ein Katalog aller Nachrichten mit Prüfsumme. Das Journal hält fest, was am Archiv getan wurde, einschliesslich Suchen und Exporten. Wer das Archiv öffnen darf und wer den Raum betritt, regeln Benutzerkonten, Berechtigungen und Ihre Räume. |
| Art. 9 Informationsträger | Unveränderbare Träger, oder veränderbare, wenn die Integrität technisch gewährleistet ist, der Zeitpunkt der Speicherung unverfälschbar nachweisbar ist, etwa durch Zeitstempel, und Abläufe samt Protokollen dokumentiert und aufbewahrt werden. | Festplatten und SSDs sind veränderbare Träger. MailVault stützt sich deshalb auf Abs. 1 lit. b: Hashkette und Signaturen für die Integrität, RFC-3161-Zeitstempel einer Zeitstempelstelle für den Zeitpunkt, und das Journal als Protokoll, das mit dem Archiv aufbewahrt wird. Eine Kopie auf einem Träger, auf den sich nichts schreiben lässt, öffnet MailVault schreibgeschützt; sie lässt sich dort lesen, prüfen und herausgeben. |
| Art. 10 Überprüfung | Die Informationsträger regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit prüfen; eine Übertragung auf andere Träger protokollieren. | Die tiefe Prüfung liest jede Nachricht und rechnet sie nach. Als Kontrolle ausgeführt, entsteht ein datierter Bericht, den eine Person unterschreibt. |
Der Punkt, der am häufigsten fehlt: die Zeit
Auf veränderbaren Datenträgern verlangt Art. 9 Abs. 1 lit. b Ziff. 2 GeBüV, dass der Zeitpunkt der Speicherung unverfälschbar nachweisbar ist. Die Uhr des eigenen Rechners erfüllt das nicht, denn jede Person mit Administratorrechten kann sie zurückstellen.
MailVault holt deshalb zu jedem Siegel einen Zeitstempel nach RFC 3161, voreingestellt bei SwissSign, einer Schweizer Zeitstempelstelle; ist sie nicht erreichbar, bei DigiCert und danach bei FreeTSA. Eine andere Stelle lässt sich je Archiv festlegen. Trägt ein Siegel keinen Zeitstempel, weil keine Stelle erreichbar war oder das Zeitstempeln abgeschaltet ist, weist der Compliance-Bericht das als offen aus, statt es stillschweigend zu übergehen.
Was bei Ihnen bleibt
Ein Teil der GeBüV ist organisatorisch und lässt sich von keiner Software erledigen. MailVault führt diese Punkte als offen, bis sie erledigt sind:
- Die Zweitkopie an einem anderen Ort (Art. 5). MailVault hält den Ort fest und nennt ihn in jeder Prüfung; angelegt und aktuell gehalten wird die Kopie von Ihrer Sicherung.
- Die Verfahrensdokumentation (Art. 4). Wer im Haus was tut und wer vertritt, kann nur Ihr Haus beschreiben. Die Vorlage dafür liegt MailVault bei, mit ausgefülltem technischem Teil.
- Die periodische Kontrolle (Art. 10). Die Prüfung läuft auf Knopfdruck, der Bericht wird gesetzt. Hinsehen und unterschreiben muss eine Person.
- Der Schutz vor unbefugtem Zugriff (Art. 8). Benutzerkonten, Verschlüsselung des Datenträgers, Berechtigungen und Räume.
Und es wird nichts automatisch gelöscht
In keiner Einstellung. Eine abgelaufene Frist ist die Erlaubnis zu vernichten, nicht die Anweisung dazu. Wer vernichten will, muss die Liste zuvor geprüft haben, eine verantwortliche Person und einen Grund angeben und die Bestätigung von Hand tippen. Rechtliche Sperren gehen allem vor. Mehr dazu unter Aufbewahrung und Löschung.
Häufige Fragen
Müssen alle E-Mails zehn Jahre aufbewahrt werden?
Ausdrücklich verlangt Art. 958f OR es für Geschäftsbücher und Buchungsbelege, und dazu gehören E-Mails mit Belegfunktion. Weil Forderungen in der Regel erst nach zehn Jahren verjähren, bewahren viele Unternehmen ihre geschäftliche Korrespondenz insgesamt so lange auf.
Reicht Microsoft 365 oder das Postfach beim Hoster?
Ein Postfach ist kein Archiv: Nachrichten lassen sich darin ändern, verschieben und löschen, ohne dass es festgehalten wird, und archivierte und laufende Mail sind nicht getrennt, wie es Art. 7 GeBüV verlangt.
Braucht es für die GeBüV eine Zeitstempelstelle?
Auf veränderbaren Datenträgern verlangt Art. 9 Abs. 1 lit. b Ziff. 2, dass der Zeitpunkt der Speicherung unverfälschbar nachweisbar ist, zum Beispiel durch Zeitstempel. Die Uhr des eigenen Rechners erfüllt das nicht. MailVault holt deshalb von sich aus zu jedem Siegel einen Zeitstempel, voreingestellt bei SwissSign.
Ist MailVault GeBüV-zertifiziert?
Für die GeBüV gibt es keine amtliche Zertifizierung von Software. MailVault ist darauf ausgelegt, die technischen Anforderungen zu unterstützen; ob ein Unternehmen die Vorschriften einhält, hängt auch von seiner Organisation und Dokumentation ab.
Keine Rechtsberatung. Diese Seite beschreibt, wie die Software funktioniert. Ob ein Unternehmen die Vorschriften einhält, hängt auch von seiner Organisation, seinen Abläufen und seiner Dokumentation ab; für Ihren Einzelfall ziehen Sie Ihre Revisionsstelle oder Ihre Rechtsberatung bei.
Prüfen Sie es an Ihren eigenen Postfächern.
Dreissig Tage ist alles offen, ohne Registrierung. Oder wir richten das erste Archiv mit Ihnen ein.