Regelwerke · Deutschland
E-Mails archivieren nach GoBD
Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung legen fest, was wie lange aufzubewahren ist; die GoBD des Bundesfinanzministeriums legen fest, wie das elektronisch zu geschehen hat. Seit 2025 gelten für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre.
Wie lange
§ 257 HGB und § 147 AO verlangen die geordnete Aufbewahrung von Handelsbüchern, Jahresabschlüssen, empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen, den Wiedergaben der abgesandten und von Buchungsbelegen. Die Fristen:
| Unterlagen | Frist |
|---|---|
| Handelsbücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre |
| Buchungsbelege, also auch Rechnungen | 8 Jahre |
| Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten | 6 Jahre |
| Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind | 6 Jahre |
Die Verkürzung der Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre gilt seit dem 1. Januar 2025 (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz) für alle Belege, deren alte Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten abweichende Regeln.
Wann eine E-Mail ein Geschäftsbrief ist
Eine E-Mail ist ein Handels- oder Geschäftsbrief, wenn sie ein Geschäft vorbereitet, abschliesst, durchführt oder rückgängig macht: Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Reklamation. Enthält sie eine Rechnung, ist sie zugleich Buchungsbeleg. Nicht aufbewahrungspflichtig sind etwa Werbung, Newsletter und reine Terminabsprachen.
Was die GoBD technisch verlangen
Die GoBD fassen die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung für elektronische Unterlagen zusammen. Für ein E-Mail-Archiv zählen vor allem diese:
| Grundsatz | Was MailVault beiträgt |
|---|---|
| Unveränderbarkeit | Inhaltsadressierte Ablage: Jede Nachricht ist über ihren SHA-256 identifiziert, abgeschlossene Pack-Dateien werden gegen Schreiben gesperrt, das Prüfjournal ist hashverkettet und versiegelt. |
| Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit | Ein lückenloser Prüfpfad von der Aufnahme bis zur Ausgabe: Abholung, Import, Suche, Export, Löschung, Sperre und jede Änderung der Richtlinie mit Grund. |
| Vollständigkeit | Laufende Abholung nach Zeitplan, auch ohne offenes Fenster; die Compliance-Übersicht meldet, wenn keine eingerichtet ist. |
| Ordnung und Auffindbarkeit | Volltextsuche in Nachrichten und Anhängen, mit Feldern und Datumsgrenzen. |
| Maschinelle Auswertbarkeit | Export der Originalnachrichten mit index.csv und index.json, der Nachrichtenindex als CSV oder SQL, lesende SQL-Abfragen. |
| Verfahrensdokumentation | Der Ort Ihrer Dokumentation wird unter Aufbewahrungsrichtlinie ▸ Organisation festgehalten und in jeder Prüfung genannt. Eine Vorlage mit ausgefülltem technischem Teil liegt der App bei. |
Datenzugriff bei der Aussenprüfung
Nach § 147 Abs. 6 AO kann die Finanzverwaltung bei einer Aussenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und verlangen, dass sie ihr maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden. MailVault gibt dafür eine Auswahl oder das ganze Archiv heraus: die Originalnachrichten, einen Index je Nachricht mit Datum, Beteiligten, Betreff, Aufbewahrungsklasse und Prüfsumme, den Compliance-Bericht, die Siegel und eine Anleitung, wie sich alles ohne MailVault nachrechnen lässt.
E-Rechnungen, die per E-Mail kommen
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Kommt eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung als Anhang einer E-Mail, ist das strukturierte Original der Beleg und in diesem Format aufzubewahren. MailVault legt die Nachricht so ab, wie der Server sie ausliefert, mit allen Anhängen in ihrem ursprünglichen Format, und prüft beim Lesen, dass sie Byte für Byte unverändert ist.
Wie MailVault mit den Fristen umgeht
Die mitgelieferten Aufbewahrungsklassen rechnen mit zehn Jahren ab dem Ende des Kalenderjahres, der längsten Frist, die hier gelten kann. Für Handelsbriefe mit sechs oder Buchungsbelege mit acht Jahren lassen sich eigene Klassen anlegen und über Regeln zuordnen. Gilt im selben Archiv auch die GeBüV, zählt das spätere Ende von Geschäfts- und Kalenderjahr. Gelöscht wird nach Fristablauf nie automatisch, sondern erst, wenn eine Person die Liste geprüft und die Vernichtung mit Namen und Grund bestätigt hat.
Häufige Fragen
Wie lange müssen E-Mails nach GoBD aufbewahrt werden?
Geschäftsbriefe sechs Jahre, E-Mails mit Belegfunktion wie Rechnungen seit 2025 acht Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres. Bücher und Abschlüsse zehn Jahre.
Ist das Postfach in Outlook oder Microsoft 365 GoBD-konform?
Ein Postfach allein erfüllt die Anforderungen nicht: Nachrichten lassen sich darin ändern und löschen, ohne dass es nachvollziehbar festgehalten wird.
Brauche ich eine Verfahrensdokumentation?
Ja, die GoBD verlangen sie; was hinein gehört. Eine Vorlage für die E-Mail-Archivierung mit MailVault, deren technischer Teil ausgefüllt ist, liegt der App bei, unter Aufbewahrungsrichtlinie ▸ Organisation ▸ Vorlage sichern….
Was ist mit E-Rechnungen im Anhang?
Sie werden als Teil der Nachricht in ihrem ursprünglichen Format abgelegt, als XML oder als PDF mit eingebettetem XML, und bleiben Byte für Byte unverändert.
Keine Rechtsberatung. Diese Seite beschreibt, wie die Software funktioniert. Ob ein Unternehmen die Vorschriften einhält, hängt auch von seiner Organisation, seinen Abläufen und seiner Dokumentation ab; für Ihren Einzelfall ziehen Sie Ihre Revisionsstelle oder Ihre Rechtsberatung bei.
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